Heeft u last van wanbetalers? Dan bent u niet de enige. Veel ondernemers hebben ermee te maken: de gemiddelde betaaltermijn is al jaren meer dan 40 dagen, zo blijkt uit onderzoek. Voor iedere factuur die wel op tijd betaald wordt blijft een andere dus (lang) liggen. En dat is niet goed voor uw cashflow. Tijd om daar in 2019 iets aan te doen. In dit artikel geef ik u daarvoor 8 eenvoudige tips.
1 Zorg voor duidelijke algemene voorwaarden
Duidelijke algemene voorwaarden of leveringsvoorwaarden zorgen ervoor dat uw facturen sneller betaald worden. Zo kunt u er bijvoorbeeld een betalingstermijn van ‘slechts’ 14 dagen in opnemen, een termijn die steeds gebruikelijker wordt. Doe u dit niet? En spreekt u ook in de overeenkomst geen betalingstermijn af met uw klant? Dan geldt altijd de wettelijke betalingstermijn van 30 dagen.
In uw algemene voorwaarden kunt u ook de betaalwijze opnemen. Betaalt uw klant met een eenmalige of periodieke incasso, via een bankoverschrijving of biedt u de mogelijkheid voor een online betaling? Dat kan maar duidelijk zijn.
Levert u producten? Dan kunt u in uw algemene voorwaarden een eigendomsvoorbehoud opnemen. Daarmee legt u vast dat uw klanten pas echt eigenaar van de producten worden als zij de factuur volledig hebben betaald. Laten zij dat na? Dan kunt u het eigendomsvoorbehoud inroepen en de producten weer terughalen.
Tot slot, en dat is heel belangrijk, moet u duidelijk in uw algemene voorwaarden opnemen wat de gevolgen zijn als uw klant niet betaalt. Verhoogt u het bedrag dan met een boete, rente of incassokosten? Schakelt u een incassobureau in? En draait uw klant dan op voor de kosten, ook als het tot een procedure bij de rechter komt?
Ik vertel u in een volgend artikel graag meer over algemene voorwaarden en hoe u ze gebruikt. Houdt u mijn website dus goed in de gaten!
2 Kredietcheck nieuwe klanten
Bij nieuwe klanten is het vaak goed om van tevoren een kredietcheck uit te voeren, zeker als het om een order of opdracht van enige omvang gaat. Better safe than sorry. Met een kredietcheck controleert u wie uw klant eigenlijk is. Dat kunt u zelf doen, bijvoorbeeld via Google. Door de naam van de klant en/of contactpersoon in te tikken kunt u controleren of de klant wel echt bestaat en of er geen gekke resultaten in de zoekresultaten verschijnen.
Daarnaast kunt u zelf informatie opvragen bij de Kamer van Koophandel (KvK). Daar kunt u online, tegen betaling van een klein bedrag, een uittreksel uit het Handelsregister opvragen. Met dat uittreksel kunt u controleren wie er eigenaar of bestuurder van de onderneming is, wie er allemaal tekenbevoegd zijn en historische gegevens (zoals gedeponeerde jaarcijfers) inzien. De KvK heeft ook een app, waarmee u tot 30 keer per jaar gratis bedrijfsgegevens kunt opvragen.
Als uw wilt kan CJB Incasso een verdergaande kredietcheck voor u verzorgen.
3 Vraag om een voorschot
Als er een grote opdracht of order is binnengekomen is het niet gek om de klant om een voorschot te vragen. In sommige gevallen kan nu eenmaal niet van u worden gevraagd om dit soort grote financiële risico’s te nemen en alles zelf voor te financieren.
U kunt ook om een voorschot vragen als de kredietcheck u niet helemaal gerust stelt, maar u wel zaken wilt doen. Of als u een nieuwe order of opdracht van een bestaande klant krijgt, terwijl die klant in het verleden (veel) te laat was met betalen.
Wil de klant geen voorschot betalen, bijvoorbeeld omdat hij bang is dat u failliet gaat en hij zijn geld kwijt raakt? Dan kunt u ook een ‘zekerheid’ vragen. Denk hierbij aan een bankgarantie, een pandrecht (op roerende zaken) of een hypotheek (op onroerende zaken). Dit brengt wel kosten met zich mee, dus dit loont vooral bij overeenkomsten met grote financiële belangen.
4 Ga zorgvuldig om met uw klanten
Het is een groot cliché, maar daarom niet voor niets een cliché: tevreden klanten betalen hun facturen sneller dan ontevreden klanten. Bovendien komen zij vaker terug.
Zorgt u dus goed voor uw klanten. Communiceer duidelijk, snel en altijd klantvriendelijk. Leg afspraken nauwkeurig en duidelijk vast. Kom uw beloftes na. En neem klachten altijd serieus, hoe onredelijk zij ook lijken te zijn. Luister naar uw klant, vraag door, zoek het uit en kom er snel op terug. Want zodra u de klacht uit de wereld heeft geholpen, heeft uw klant geen reden meer om niet te betalen.
5 Zorg voor overzichtelijke facturen
Een factuur moet aan een aantal wettelijke eisen voldoen. Mede daarom staan er op de gemiddelde factuur veel gegevens. Dat kan een factuur onoverzichtelijk maken. En een onoverzichtelijke factuur wordt vaak weggelegd, totdat uw klant de tijd heeft om hem te ontcijferen of u te bellen. Als u wel overzichtelijke facturen stuurt maakt dat de kans op een tijdige betaling dus veel groter.
In ‘Hoe stuurt u een goede factuur?’ leest u hoe u ook zulke overzichtelijke facturen maakt. En als u wilt kunt u hier het gratis voorbeeld van CJB Incasso downloaden.
6 Maak online betalen mogelijk
De mogelijkheden om digitaal te factureren en online te betalen worden steeds groter en beter. Zo kunt u digitale facturen bijvoorbeeld voorzien van een iDEAL-betaallink. Uit onderzoek blijkt dat dit soort facturen gemiddeld drie keer sneller worden betaald dan reguliere facturen. Sterker nog: 40% van de particulieren betaalt een factuur met een betaallink nog dezelfde dag. Van de zakelijke klanten betaalt 25% dezelfde dag. Terwijl bij papieren facturen gemiddeld slechts 5% binnen een dag wordt betaald. Best de investering waard dus!
7 Zorg voor snelle herinneringen en aanmaningen
Als uw factuur niet op tijd wordt betaald is het zaak om snel in actie te komen. Want hoe langer u wacht met herinneren, hoe langer het duurt dat uw factuur wordt voldaan. Klanten zouden dan namelijk wel eens kunnen denken dat u eigenlijk niet op de betaling zit te wachten.
Het beste is altijd om uw klant eerst telefonisch te herinneren. Dat geeft u de gelegenheid meteen te vragen of uw product of dienst naar wens is geweest en of u nog iets anders voor de klant kunt betekenen.
Helpt telefonisch herinneren niet? Stuur dan een duidelijke betalingsherinnering en, indien nodig, een of meer aanmaningen.
Hoe u dat doet leest u hier, maar u kunt uiteraard ook de gratis voorbeelden van CJB Incasso downloaden.
8 Houd een goede incassopartner achter de hand
Betaalt de klant uw factuur nog niet? Terwijl u alle voorgaande tips had opgevolgd? Dan rest u niet veel anders dan een goede en betrouwbare incassopartner in de arm te nemen. Een incassopartner die u op weg helpt met goed advies, uw zorgen adequaat uit handen neemt en weet waar hij (of zij) over praat. Het liefst een incassopartner aan wie u alle vorderingen uit handen kunt geven én waarbij uw klant beseft dat het u menens is. Niet omdat er veel (ongeoorloofde) druk wordt uitgeoefend, maar wel omdat de juiste juridische middelen worden ingezet.
Daarbij geldt dat een incasso advocaat serieuzer wordt genomen dan een incassobureau. Een advocaat zal dus sneller een goed resultaat boeken.
Ik hoop dat deze tips u verder helpen. Heeft u vragen heeft over incasseren? Dan kunt u uiteraard contact met mij opnemen. Rest mij u fijne feestdagen en alvast een mooi, succesvol en financieel gezond 2019 te wensen!
