Als u serieus werk maakt van uw openstaande vorderingen beseffen klanten dat het u menens is. Zeker als u de laatste aanmaning hebt verstuurd, met daarin de aankondiging van verdere stappen. Klanten die wel willen maar (tijdelijk) niet kunnen betalen zullen dan de telefoon pakken en om een betalingsregeling vragen. Denk voordat u daarop ingaat altijd goed na of dat wel verstandig is. Er kleven namelijk ook risico’s aan. Ik vertel u in dit artikel daarom graag waar u op moet letten.

Wat is een betalingsregeling?

Een betalingsregeling is juridisch gezien een overeenkomst, waarin u en de klant afspraken maken over de betaling van een openstaande vordering. U spreekt in de betalingsregeling af hoe en wanneer uw klant de overeengekomen termijnbedragen betaalt, en wat er gebeurt als de betalingsregeling niet (helemaal) wordt nagekomen. Een betalingsregeling legt u meestal vast in een vaststellingsovereenkomst.

Zoals elke overeenkomst is ook de vaststellingsovereenkomst vormvrij. Dat betekent dat u een betalingsregeling niet alleen schriftelijk, maar ook mondeling kan afspreken. Uiteraard adviseer ik u om mondeling gemaakte afspraken ook altijd schriftelijk te bevestigen, maar daarover later in dit artikel meer.

U bent overigens niet verplicht om een betalingsregeling te treffen. Als u het te veel werk vindt, of de risico’s te groot, hoeft u dus niet op het voorstel van uw klant in te gaan.

Wat zijn de voor- en nadelen van een betalingsregeling?

Een betalingsregeling heeft zowel voor- als nadelen. Een belangrijk voordeel is dat u uw klant er een service mee verleent. U voorkomt er bovendien incassokosten mee, waardoor uw klant nog verder in de problemen zou kunnen raken. Als uw klant slechts tijdelijk betalingsmoeilijkheden heeft en de betalingsregeling keurig nakomt, heeft u uw geld én zal uw klant tevreden zijn. Dat maakt de kans groter dat hij in de toekomst nog eens terugkomt.

De nadelen van een betalingsregeling liggen in de risicosfeer: u loopt namelijk een vrij groot risico dat uw klant alsnog niet (volledig) betaalt. U bent vast niet de enige schuldeiser wiens rekening de klant niet kan voldoen. Op het moment dat een van de andere schuldeisers besluit het faillissement van uw klant aan te vragen en dit faillissement wordt uitgesproken, kunt alsnog fluiten naar uw geld. Dit komt in de praktijk vaak voor. Daarnaast kost een betalingsregeling u relatief veel administratief werk.

Wat wordt uw beleid?

Gelet op het voorgaande is het goed om na te denken over uw beleid op het gebied van betalingsregelingen. Het liefst voordat de eerste klant u belt. Wilt u eigenlijk wel betalingsregelingen treffen? Kan uw onderneming het risico op wanbetaling en faillissement van uw klant(en) dragen? Zo ja, hoe lang en tot welk bedrag? Tot welke termijn wilt u uw klanten uiterlijk uitstel verlenen? Brengt u extra kosten of rente in rekening, en zo ja, wanneer? Wie mag binnen uw bedrijf beslissingen nemen over betalingsregelingen? Welke afspraken wilt u maken en hoe legt u ze vast?

Hoe geeft u een betalingsregeling praktisch vorm?

Ook al heeft u een duidelijk beleid voor betalingsregelingen: ik adviseer u om altijd de klant eerst met een voorstel te laten komen. Misschien kan en wil uw klant namelijk wel sneller betalen dan u zelf wilde voorstellen. Past zijn voorstel niet in uw beleid? Dan kunt u aangeven dat u niet akkoord gaat met het voorstel en aangeven wat uw beleid is.

Daarnaast adviseer ik u om elke aanvraag op zichzelf te beoordelen. De ene klant is immers de andere niet. Daar waar de ene klant een logische verklaring heeft voor een tijdelijke betalingsonmacht, ligt bij een andere een faillissement op de loer. Ga dus alleen akkoord met een betalingsregeling als u vertrouwen heeft in de kredietwaardigheid van uw klant.

Gaat u akkoord met een betalingsregeling? Dan spreekt u met de klant af:

  • In hoeveel termijnen de klant de openstaande factuur mag voldoen.
  • Hoe groot de termijnbedragen (dus) zijn.
  • Op welke data de termijnbetalingen in uw bezit zullen zijn. Spreek niet af dat uw klant ‘zo snel mogelijk’ of ‘volgende maand’ zal betalen. Dat is te vaag.
  • Dat de betalingsregeling komt te vervallen en de vordering weer in zijn geheel opeisbaar wordt zodra uw klant een van de termijnen niet (volledig) of niet op tijd betaalt.
  • Of u rente in rekening brengt. Ik adviseer u hier niet te terughoudend in te zijn. Met een betalingsregeling fungeert u eigenlijk als bank van uw klant, en banken rekenen ook rente. Bovendien kunt u het geld dat de klant u verschuldigd is niet investeren of op de bank zetten. Daar mag dus best iets tegenover staan. U mag aanspraak maken op de contractuele rente of, als u in het contract niets had afgesproken, op de wettelijke rente. De wettelijke rente is op dit moment 2% als uw klant een consument is, maar 8% als uw klant een onderneming of een overheidsorgaan is.
  • Wat er gebeurt als de omstandigheden veranderen, bijvoorbeeld omdat uw klant ineens veel meer bestedingsruimte krijgt.
  • Hoe toekomstige leveringen worden betaald. Spreek bijvoorbeeld af dat toekomstige leveringen vooraf worden betaald, totdat de betalingsachterstand is ingelopen.

Hoe legt u een betalingsregeling vast?

Ik adviseer u om een betalingsregeling altijd schriftelijk vast te leggen. Er kan dan achteraf geen discussie ontstaan over wat er is afgesproken. Uiteraard hoeft u dat bij een kleiner bedrag, of bij uitstel van een aantal dagen, minder formeel te doen dan bij een groot bedrag of een regeling over een langere periode. In dat eerste geval kunt u volstaan met een mailtje, waarin u aangeeft wat jullie hebben afgesproken.

Bij grotere bedragen loopt u meer risico, dus dan is het belangrijk om meer aandacht te besteden aan de formaliteiten. In dat geval kan het geen kwaad om een vaststellingsovereenkomst op te laten stellen en deze ook door uw klant te laten ondertekenen.

Wat doet u als uw klant de betalingsregeling niet nakomt?

Als het goed is spreekt u bij elke betalingsregeling af dat de vordering weer in zijn geheel opeisbaar wordt zodra uw klant niet aan de betalingsregeling voldoet. Op dat moment kunt u de klant laten weten dat de betalingsregeling is vervallen en de hele vordering direct uit handen geven. Had u een dergelijke afspraak niet gemaakt? Dan kunt u alleen de inning van het achterstallige termijnbedrag uit handen geven.

Weet u nog?

Ik schreef het al in het begin van dit artikel: u kunt niet worden verplicht om een betalingsregeling te treffen. Als u, om wat voor reden dan ook, geen betalingsregeling wilt afspreken, kunt u er gewoon voor kiezen om uw vordering te (laten) innen.

Ook kunt u nagaan of er nog andere opties zijn, waardoor u wellicht minder risico loopt. Denk daarbij het uitoefenen van het retentierecht of het recht van reclame. Of aan het inroepen van uw eigendomsvoorbehoud of opschorting. Over die mogelijkheden vertel ik u in mijn volgende blog graag meer.

© 2019 - Alle rechten voorbehouden - CJB Incasso