Als ondernemer wilt u natuurlijk dat uw facturen snel betaald worden. Het liefst zo snel mogelijk, maar op zijn minst binnen de betalingstermijn. Wist u dat u daar zelf aan kunt bijdragen? Uiteraard door uw prachtige product of mooie dienst en uitstekende service, maar ook met een goede factuur? CJB Incasso vertelt u graag hoe u goede facturen verstuurt.
Aan welke eisen moet een goede factuur voldoen? Wettelijke eisen.
Om te beginnen moet een factuur aan een aantal wettelijke eisen voldoen. Deze eisen worden onder meer gesteld door de Belastingdienst. Voldoet uw factuur niet aan deze eisen, bijvoorbeeld omdat hij onvolledig is of omdat er fouten in staan? Dan kan dat u in een eventuele gerechtelijke incassoprocedure in de problemen brengen. Vermeldt u daarom in ieder geval foutloos op iedere factuur:
- de naam en het vestigingsadres van uw onderneming
- uw KvK-nummer
- uw btw-nummer
- de naam en het adres van uw klant
- de factuurdatum
- het factuurnummer
- de aard en hoeveelheid van de door u geleverde goederen of diensten
- de leverdatum van de goederen of diensten
- het bedrag dat u in rekening brengt, exclusief btw
- het btw-tarief (levert u diensten die niet btw-belast zijn, neemt dan een regel op waaruit dat blijkt, zoals ‘Journalistieke werkzaamheden zijn vrijgesteld van btw’)
- btw-bedragen, uitgesplitst per btw-tarief
- het totaalbedrag
In sommige gevallen gelden andere regels. Kijkt u voor deze uitzonderingen op de website van De Belastingdienst.
Aan welke eisen moet een goede factuur voldoen? Andere eisen.
Voldoet uw factuur aan de wettelijke vereisten? Mooi! Maar het is óók belangrijk dat uw factuur duidelijk is. En dus zo overzichtelijk en klantvriendelijk mogelijk is vormgegeven. Is dat niet het geval? Dan loopt u het risico dat uw klant hem een tijdje weglegt tot hij of zij de tijd heeft gevonden om hem te ontcijferen. Neemt u daarom de volgende tips in acht:
# 1 Vermeld altijd de betalingstermijn of de uiterste betaaldatum op de factuur.
Veel klanten (voornamelijk ondernemingen) stellen de betaling van facturen zo lang mogelijk uit, bijvoorbeeld tot ze de eerste herinnering ontvangen. Daarmee houden ze hun eigen liquiditeit zo goed mogelijk op peil. Uit onderzoek blijkt dat slechts 15% van de Nederlandse bedrijven op tijd betaalt. Daardoor is de gemiddelde betalingstermijn in Nederland meer dan 30 dagen.
U bent niet wettelijk verplicht om de betalingstermijn of uiterste betaaldatum op de factuur op te nemen. Maar als u dat niet doet kunnen uw klanten de betaling onnodig lang uitstellen. Bovendien is het dan voor u of uw medewerkers niet duidelijk wanneer u een herinnering kunt verzenden. Vermeld daarom altijd duidelijk een betalingstermijn of een uiterste betaaldatum op uw factuur.
# 2 Zorg voor een logisch overzicht van prijzen, producten en kosten.
Zoals u in dit artikel kunt lezen staan op de gemiddelde factuur veel gegevens. Dat kan het onoverzichtelijk maken. Het is daarom goed om het belangrijkste gedeelte van de factuur zo overzichtelijk mogelijk weer te geven. Deel de kern van uw factuur daarom als volgt in:
- prijzen producten/honorarium dienstverlening
- materiaalkosten
- onkosten (bijvoorbeeld reiskosten of bureaukosten)
- eventueel branchespecifieke kosten (bijvoorbeeld milieutoeslagen of voorrijkosten)
- btw
# 3 Voorzie de belangrijkste gegevens van een accent.
Als uw klant in één oogopslag zien wat er wanneer van hem of haar wordt verwacht vergroot dat de kans op een snelle betaling. Het is daarom goed de volgende belangrijke gegevens van een accent te voorzien, bijvoorbeeld door ze in een vet lettertype weer te geven:
- de factuurdatum
- het factuurnummer
- het totaalbedrag
- uw IBAN nummer
- de betalingstermijn of uiterste betaaldatum
Download hier een voorbeeld van een goede factuur (Word-bestand) (PDF-bestand)
Hoe kunt u het beste uw factuur versturen?
Als u dan eenmaal een correcte, duidelijke en overzichtelijke factuur hebt opgemaakt, kan de wijze van verzenden ook nog invloed hebben op de snelheid van betalen. Leest u daarom de volgende tips:
#1 Verstuur uw factuur zo snel mogelijk.
Uit de praktijk blijkt dat hoe langer u wacht met het versturen van de factuur, hoe langer klanten wachten met betalen. Uit de late verzending maken zij namelijk vaak op dat u blijkbaar niet zo erg op een snelle betaling zit te wachten. Verstuur uw factuur daarom in ieder geval vóór de 15e van de maand na de maand waarin u uw product of dienst hebt geleverd.
#2 B2B? Verstuur uw factuur naar de juiste afdeling of contactpersoon.
Zorg er, als u zaken doet met een onderneming, organisatie of overheidsinstelling, ook altijd voor dat u de factuur naar de juiste persoon of afdeling stuurt. U zult niet het eerste bedrijf zijn wiens factuur van het kastje naar de muur wordt gestuurd, met alle risico’s van te late of niet-betaling van dien. Het loont dus om voordat u gaat factureren even bij uw contactpersoon of opdrachtgever na te vragen aan wie u hem mag richten. Vraag dan meteen ook of uw klant een intern projectnummer hanteert, dat versnelt het accorderen en betalen van de factuur.
#3 Digitaal factureren versnelt de betaling.
Wellicht verzendt u uw facturen nog per post. Hebt u er al eens aan gedacht om ze digitaal te gaan verzenden? Dat scheelt u niet alleen (porto)kosten, maar zorgt er ook voor dat ze sneller worden betaald. Uit onderzoek blijkt namelijk dat digitale facturen 7 tot 15 dagen sneller worden betaald dan papieren facturen.
Als u het uw klanten helemaal makkelijk wilt maken om te betalen kunt er ook voor kiezen om die digitale factuur met een iDEAL-betaallink te verzenden. Een betaallink stuurt uw klant veilig door naar zijn of haar eigen betaalomgeving, waar de betaling alleen nog maar geaccordeerd hoeft te worden. Daardoor kan uw klant ook vanaf een mobiele telefoon snel en eenvoudig betalen!
Uit onderzoek van MKB Belangen blijkt dat een factuur die is voorzien van een betaallink gemiddeld drie keer zo snel wordt betaald als een reguliere factuur. Uit datzelfde onderzoek blijkt dat 40% van alle particuliere klanten een factuur met een betaallink nog dezelfde dag betaalde. Van de B2B-klanten betaalde 25% nog dezelfde dag. Ter vergelijking: bij normale facturen wordt gemiddeld maar 5% binnen een dag betaald.
Digitale facturen moeten dezelfde (wettelijk vereiste) gegevens bevatten als papieren facturen.
Wat doet u nadat u uw factuur hebt verstuurd?
Als u dan snel een duidelijke, correcte, overzichtelijke en klantvriendelijke (al dan niet digitale) factuur hebt verstuurd kunt u achterover leunen. Althans, voor even dan. Het is belangrijk dat u uw eigen betalingstermijnen serieus neemt. Zorgt u dus voor een goed overzicht van uw openstaande vorderingen en een systeem dat u waarschuwt als een betalingstermijn is overschreden. Heeft uw klant niet op tijd of niet volledig betaald? Wacht dan niet te lang met het versturen van een goede betalingsherinnering.
