Uw factuur is niet betaald. Wat vervelend. Wat nu? Zo snel mogelijk een betalingsherinnering sturen natuurlijk! Want hoe langer een factuur openstaat en hoe langer ú wacht om uw debiteur daaraan te herinneren, hoe langer het duurt tot de factuur volledig is voldaan. In dit artikel leest u daarom wanneer en hoe u een goede betalingsherinnering verstuurt.
Wanneer verstuur ik een betalingsherinnering?
Heeft u een goede factuur verstuurd? Dan stond daar een betalingstermijn of uiterste betaaldatum in. Betaalt uw klant de factuur niet (volledig) binnen die termijn? Dan is het belangrijk om snel in actie te komen. Veel klanten (vooral bedrijven) stellen hun betalingen namelijk uit tot ze de eerste herinnering krijgen. Dat is beter voor hun eigen cash flow. Maar niet voor die van u.
In een eerder artikel (Wat doet u als uw factuur niet is betaald?) adviseerde CJB Incasso u daarom al om binnen drie tot vijf dagen na het verstrijken van de betalingstermijn een eerste herinnering te verzenden. Maar het is nog beter om een aanmaningsschema te maken, zeker als uw onderneming veel facturen verstuurt.
Met een aanmaningsschema weten u en uw medewerkers precies wat er wanneer moet gebeuren als een klant niet betaalt. In een aanmaningsschema hanteert u voor opvolgende herinneringen of aanmaningen steeds kortere termijnen. Uw debiteur ziet dan dat het u menens is. Verzend echter zelf nooit meer dan drie herinneringen/aanmaningen. Daarna is het tijd om uw vordering uit handen te geven.
Voorbeelden van een aanmaningsschema
Hanteert uw onderneming een betalingstermijn van 30 dagen? Dan zou het aanmaningsschema er als volgt uit kunnen zien:
| Dag | Actie | Betalingstermijn |
|---|---|---|
| 1 | Factuur | 30 dagen |
| 34 | Herinnering | 7 dagen |
| 44 | 1e aanmaning | 5 dagen |
| 51 | Laatste aanmaning | 3 dagen |
Tegenwoordig hanteren steeds meer ondernemingen een betalingstermijn van 14 dagen. Doet uw onderneming dat ook? Dan zou het aanmaningsschema er als volgt uit kunnen zien:
| Dag | Actie | Betalingstermijn |
|---|---|---|
| 1 | Factuur | 14 dagen |
| 18 | Herinnering | 7 dagen |
| 28 | 1e aanmaning | 5 dagen |
| 35 | Laatste aanmaning | 3 dagen |
Wat staat er in een betalingsherinnering?
Zoals u in het artikel over goede facturen hebt kunnen zien moet een factuur aan veel vereisten voldoen. Ook moeten er best veel gegevens op een factuur vermeld worden, waardoor het belangrijk is om een factuur overzichtelijk vorm te geven en de belangrijkste gegevens te voorzien van accenten.
Voor een betalingsherinnering gelden niet zoveel vereisten als voor een factuur. En omdat u in een betalingsherinnering kunt verwijzen naar de factuur hoeven er ook niet zo veel gegevens in. Het is wel belangrijk dat het voor uw klant duidelijk is dat het om een betalingsherinnering gaat én dat het duidelijk is om welke onbetaalde factuur het gaat. Het liefst moet hij na ontvangst van de herinnering het bedrag meteen over kunnen maken. Vermeld dus in ieder geval altijd:
- dat het om een betalingsherinnering gaat
- indien van toepassing: het klant- of ordernummer
- het factuurnummer
- de factuurdatum
- het openstaande bedrag
- de termijn waarbinnen of uiterlijke datum waarop u de betaling alsnog verwacht
De toon van een betalingsherinnering
Een betalingsherinnering is net als een goede factuur duidelijk, maar toch vriendelijk van toon. Het kan namelijk voorkomen dat de factuur per ongeluk of door omstandigheden aan de aandacht van uw klant is ontsnapt. Of dat uw klant de factuur iets te laat heeft betaald, waardoor de betaling nog onderweg was op het moment dat u de betalingsherinnering verzond. Het is dan voor de klant niet fijn als hij direct ‘op hoge poten’ een betalingsherinnering van u ontvangt. Dat zou u zelf ook niet fijn vinden. Het zou zelfs de relatie met uw klant kunnen verslechteren. En dat is toch wel het laatste wat u wilt.
Bovendien blijkt uit onderzoek van de Rijksuniversiteit Groningen dat klanten openstaande facturen eerder betalen als u de toon gedurende het traject aanpast.
Bij de eerste herinnering werkt een vriendelijke oproep tot betalen het beste. Als klanten wel willen maar niet kunnen betalen zullen zij dan ook eerder contact met u opnemen om een betalingsregeling voor te stellen. Later in het incassotraject werkt een dringende toon juist weer beter.
Vraag de klant in de eerste betalingsherinnering dus altijd of hij de betaling misschien over het hoofd heeft gezien, of verzoek hem in zijn administratie na te kijken of er iets is misgegaan. Geef bij de afsluiting aan dat uw klant de betalingsherinnering als niet verzonden mag beschouwen als uw betalingsherinnering en de betaling elkaar hebben gekruist. Daarmee voorkomt u onnodig heen- en weergebel.
Gratis voorbeeld van een goede betalingsherinnering
Wilt u een betalingsherinnering gaan versturen? Download dan gratis ons voorbeeld van een goede betalingsherinnering (Word-bestand)(PDF-bestand).
Hoe verstuur ik een betalingsherinnering?
CJB Incasso adviseert u de betalingsherinnering op dezelfde manier te verzenden als de factuur. Verstuurde u de factuur per post? Verstuur de betalingsherinnering dan ook per post. Verstuurde u de factuur digitaal? Verstuur de betalingsherinnering dan ook digitaal.
Digitale betalingsherinnering met iDEAL-betaallink
Verstuurt u de betalingsherinnering per e-mail? Dan kan het goed zijn om de e-mail te voorzien van een iDEAL-betaallink. Met deze link kan uw debiteur het bedrag supersnel en veilig in zijn of haar eigen bankomgeving accorderen, zelfs vanaf een mobiele telefoon. Uit onderzoek blijkt dat u daarmee de kans flink vergroot dat het openstaande bedrag alsnog snel wordt betaald.
Wat doe ik nadat ik de betalingsherinnering hebt verstuurd?
Hebt u de betalingsherinnering verstuurd? Zorg dan dat u weer goed bijhoudt wanneer de betalingstermijn verloopt. Maak er een melding van in uw (digitale) agenda of zorg ervoor dat uw facturatie- of boekhoudsysteem u waarschuwt als de betaling weer uitblijft.
Is dat het geval? Kom dan weer zo snel mogelijk in actie. Dan wordt het namelijk tijd voor een aanmaning. Een aanmaning is een wat fermere mededeling, die wat steviger van toon is, al dan niet met aankondiging van verdere stappen.
