Net als iedere ondernemer krijgt u er vroeg of laat ook mee te maken: klanten die de factuur niet betalen, ook niet als u een betalingsherinnering stuurt. Bij dat soort klanten is het belangrijk dat u zakelijk en vasthoudend blijft. Dat u snel na het verlopen van de uiterste termijn van de betalingsherinnering een eerste aanmaning stuurt. En als dat nodig is, kort daarop de laatste. In dit artikel leest u hoe u dat doet.
Wat is een aanmaning?
Een aanmaning is een schriftelijk bericht aan uw klant, waarin u hem of haar aanspoort om uw openstaande factuur te betalen. Een aanmaning volgt op een betalingsherinnering. Maar daar waar de betalingsherinnering nog een duidelijk maar vriendelijk bericht is, is een aanmaning wat steviger van toon.
U kunt meerdere aanmaningen verzenden. CJB Incasso adviseert u er zelf maximaal twee te verzenden. Als dat niet helpt, kunt u de vordering daarna beter uit handen geven.
Wanneer verstuurt u de eerste aanmaning?
Als u een betalingsherinnering heeft verstuurd, maar de betaling uitblijft, is het goed om de zaak niet op zijn beloop te laten. En zeker de moed niet in uw schoenen te laten zakken. Juist nu is het belangrijk dat u weer snel in actie komt. Uw klant ziet dan dat u een professionele en zakelijke partij bent, die het er niet bij laat zitten. Dat helpt.
Verstuur de eerste aanmaning daarom uiterlijk drie dagen na het verstrijken van de uiterste termijn van uw betalingsherinnering.
Wat staat er in de eerste aanmaning?
In de eerste aanmaning staan in principe geen andere gegevens dan in de betalingsherinnering. U moet wel duidelijk maken dat het om een aanmaning gaat en naar de herinnering en de factuur verwijzen. Daarnaast moet u de volgende gegevens in de eerste aanmaning vermelden:
✓ indien van toepassing: het klant- of ordernummer
✓ het factuurnummer
✓ de factuurdatum
✓ het openstaande bedrag
✓ de termijn waarbinnen of uiterlijke datum waarop u de betaling alsnog verwacht
De toon van de eerst aanmaning is zakelijker dan de toon van de betalingsherinnering. In het artikel over betalingsherinneringen adviseerde CJB Incasso u om de toon van een betalingsherinnering vriendelijk te houden, omdat een factuur per ongeluk of door omstandigheden aan de aandacht van uw klant kan zijn ontsnapt. Of omdat het soms voorkomt dat een klant de factuur net iets te laat betaalt, waardoor de betaling nog onderweg is op het moment dat de betalingsherinnering de deur uitgaat. Bij een aanmaning kan er van verzachtende omstandigheden bijna geen sprake meer zijn. Houdt u het dus bij de feiten: uw factuur is nog niet voldaan en u verwacht de betaling binnen vijf (of acht) dagen, of uiterlijk op een bepaalde datum.
Wanneer verstuurt u de tweede aanmaning?
Als uw klant vervolgens nog niet reageert, wordt het al snel tijd voor de tweede en laatste aanmaning. Stuurt u deze zo snel mogelijk, liefst uiterlijk twee dagen nadat de betalingstermijn van de eerste aanmaning is verstreken.
Wat staat er in de tweede aanmaning?
In de tweede of laatste aanmaning verwijst u naar de eerste aanmaning en de factuur, en neemt u er dezelfde gegevens in op als in de eerste aanmaning. Maar in deze laatste aanmaning neemt u óók nog een waarschuwing voor uw klant op: als hij of zij nu nog niet betaalt geeft u de vordering uit handen. En daarbij zullen de kosten die dat met zich meebrengt (de gerechtelijke en buitengerechtelijke kosten) én de rente voor zijn of haar rekening komen. De laatste aanmaning wordt daarom ook wel sommatie of ingebrekestelling genoemd.
Besteed bij het opstellen van deze laatste aanmaning bijzondere aandacht aan de betalingstermijn of uiterste betaaldatum. U moet daarbij namelijk onderscheid maken tussen zakelijke klanten en consumenten.
Laatste aanmaning voor zakelijke klanten
Bij zakelijke klanten kunt u in de laatste aanmaning gerust een hele korte betalingstermijn van bijvoorbeeld drie dagen opnemen.
Laatste aanmaning voor consumenten
Bij consumenten kan dat niet. Zij worden namelijk extra beschermd door de wet en de rechtspraak. Zo mogen consumenten niet worden overvallen met gerechtelijke en buitengerechtelijke incassokosten. Daarom moeten u hen in de laatste aanmaning maar liefst veertien dagen de tijd geven om uw vordering alsnog te betalen. Doet u dat niet? Dan kunt u de incassokosten niet bij hen in rekening brengen.
Let op: uit de rechtspraak blijkt dat de termijn van veertien dagen pas begint op de dag nádat uw klant uw laatste aanmaning heeft ontvangen. Als het tot een gerechtelijke procedure komt moet u aan kunnen tonen dat en wanneer uw klant de laatste aanmaning heeft ontvangen.
Gratis voorbeeld van een goede aanmaning
Wilt u een aanmaning versturen? Download dan hier het gratis voorbeeld van CJB Incasso.
Hoe verstuurt u een aanmaning?
Bij zakelijke klanten adviseert CJB Incasso u de aanmaning op dezelfde manier te versturen als de factuur en de betalingsherinnering. Verstuurde u die per post? Verstuur de aanmaning(en) dan ook per post. Communiceerde u eerder via de e-mail? Verstuur de aanmaning(en) dan ook via de e-mail.
Bij consumenten adviseert CJB Incasso u de laatste aanmaning per post te verzenden, het liefst aangetekend. Daarmee kunt u namelijk op een later moment aantonen dat en wanneer uw klant de aanmaning heeft ontvangen.
Wat doet u nadat u de laatste aanmaning hebt verstuurd?
Eerlijk is eerlijk: als uw klant voor de laatste aanmaning nog niet heeft betaald is de kans klein dat dat na de aanmaning alsnog gebeurt. Al schrikken sommige debiteuren wel van de aankondiging van de extra kosten. Deze debiteuren zullen meestal alsnog betalen, als zij dat kunnen. Op andere debiteuren zal ook dit weinig indruk maken.
Bereidt u er zich dus op voor dat u uw vordering uit handen moet geven. Verzamel alvast alle correspondentie die ziet op de order of opdracht (offerte, algemene voorwaarden, opdrachtbevestiging/bestelformulier, factuur, herinneringen en aanmaningen), zodat u het dossier – als de betaling uitblijft – zo snel en efficiënt mogelijk kunt overdragen.
